קבלת החלטות מושכלת היא חלק מהותי מעבודתו של המנהל. ובעידן הביג דאטה היא הופכת למאתגרת מתמיד, כאשר הקושי המרכזי הוא בריכוז הנתונים המוזרמים לארגון ממקורות שונים ויצירת פלטפורמה אחת, שמרכזת, מנתחת ומאפשרת להציג אותם בתצורות שונות. אילו פתרונות BI קיימים היום? וכיצד לבחור את פתרון BI מוצלח.
אילו פתרונות BI קיימים היום?
בשוק קיימים מספר פתרונות BI הנחלקים לשלושה סוגים:
- פתרונות BI על בסיס מערכת להפקת דוחות
- פתרונות BI על בסיס שאילתות מובנות מראש
- פתרונות BI המאפשרים חקירה חופשית על בסיס מודל
מהם היתרונות והחסרונות של הפתרונות השונים?
פתרונות BI המבוססים על מערכת להפקת דוחות – מארגנים מידע ומאפשרים בחירה ממגוון טפסים מובנים, שאופיינו בהתאם לצרכי הארגון. את הדוחות מפיקים באופן יזום או באופן מתוזמן על ידי המערכת. כאשר נתוני הארגון "נמשכים" אל סודות מובנים בדוחות ומתעדכנים בזמן אמת.
היתרון- שליטה טובה יותר על נתוני הארגון.
החיסרון – לעיתים מנוע המערכת קטן מלהכיל היקפים נרחבים של מידע ונוצרת תלות בתשתיות וצוותי פיתוח. כמו כן, הדוחות מובנים, ניתן לצמצם שדות אך לא להרחיב מעבר למה שאופיין.
פתרונות BI המבוססים על שאילתות מובנות מראש – בדומה לפתרונות מהסעיף הקודם, גם כאן השאילתות מובנות ומאופיינות מראש על ידי צוות מקצועי בשיתוף מנהלים בארגון. השאילתות מאפשרות לשאול שאלות מובנות "ללא אפשרות תזוזה" כלומר – אם המשתמש מחפש לבחון זווית חדשה במידע המוצג בפניו, הוא נדרש לגשת לאיש התכנות כדי שזה יפיק לו שאילתה חדשה.
התלות בצוות הטכני הוא גם החיסרון המרכזי של פתרון זה, יחד עם אפשרות להגבלה בהיקף המידע שהמערכת יכולה להתמודד עימה. בסקר שנערך בארצות הברית בשנת 2017 נמצא כי רוב העסקים שבחרו בשאילתות מובנות נשארו בשלב הפיילוט ולא התקדמו ליישום פתרון BI מלא.
פתרונות BI המאפשרים חקירה חופשית על בסיס מודל – פתרונות אלו מאפיינים את מערכות ה-BI מהדור החדש. מערכות אלו מבוססות על דשבורדים מובנים מראש, שתוכננו בהתאם לתהליכים עסקיים בארגון. דשבורדים אלו מרכזים מידע ממקורות שונים ומגוונים – פנים ארגוניים וחוץ ארגוניים לרבות רשתות חברתיות, קמפיינים שיווקיים, תיבות דואר שונות, פורטלים, חנויות מקוונות ואתרי אינטרנט וכן מערכות ERP ו – CRM וכל מערכת שהארגון מחובר או מקושר אליה בדרך זו או אחרת.
היתרון המרכזי בפתרון זה הוא שכל המידע מרוכז במקום אחד ומתעדכן בזמן אמת. כלומר אם לקוח "נטש" עגלת קניות בחנות דיגיטלית, המידע מגיע ישירות לדשבורד, וניתן אף לקבל עליו התראה ייחודית – אם זו הוגדרה מראש. יתרון נוסף בא לידי ביטוי ביכולת ההתאמה האישית של מסכי העבודה, כך שכל אחד יוכל לראות את מה שנחוץ לו למילוי תפקידו כולל מעקב אחר ההתקדמות בהשגת היעדים, משימות פתוחות, לידים פתוחים, אירועים חריגים ועוד.
כיצד לבחור פתרון BI מתאים לארגון?
התשובה לשאלה זו מורכבת מהצרכים הארגוניים והתקציב. כיום ניתן למצוא פתרונות מהדור החדש, שאולי יקרים מעט מהממוצע בשוק, אך נותנים תועלת גבוהה ביחס לעלותם. אם ארגונכם נמצא בתהליכי צמיחה וצפוי להתמודד עם היקפי מידע נרחבים בשנים הקרובות מומלץ לשקול פתרונות אלו כחלופה המועדפת.
